Contratación Agencia de Viajes (RESPONDIDO POR UNLPAM, UNGS y UNMdP)

Estimados, me podrán dar una mano ya que tenemos que hacer una contratación de una Agencia de viajes para los traslados del personal. Agradezco me cuenten las experiencias en sus universidades.
Gracias!

Saludos,

Juan Ignacio Ortiz
UNIVERSIDAD NACIONAL DE RÍO NEGRO

Hola Juan Ignacio! Nosotros desde la Universidad Nacional de La Pampa no hemos hecho puntualmente este tipo de contrataciones ya que contamos con una flota de ómnibus propia.
Sí se han comprado algunos pasajes aéreos a través del convenio OPTAR (fíjate en la web). Este trámite, bastante esporádico, lo han realizado en forma directa desde el Consejo Superior cuando tienen proyectos financiados por la SPU. Se hace a través de una plataforma y tiene en contra que no se sabe el costo final del producto ya que te lo cotizan sin incluir los impuestos (dicen que termina saliendo caro).
Para otras contrataciones, determinamos en el Pliego frecuencia, distancia, cantidad de pasajeros, si es dentro o fuera de la pcia, certificaciones de vehículos y choferes, etc. y hacemos el procedimiento de cualquier otra compra.
Espero que te sirva. Cualquier duda, a tus órdenes.
Saludos
Liliana MINA
UNLPam

Hola Juan, como estás? te cuento que nosotros, cuando salió al “mercado” el sistema Optar, estuvimos por hacer algo parecido a lo que necesitás, pero nunca terminamos de aplicar nada (en realidad, Optar nunca fue muy viable). Seguimos comprando pasajes aereos en una agencia con la cual tenemos cuenta corriente (siempre pasajes de Aerolineas Argentinas), en caso de que soliciten por otra empresa, lo tienen que fundamentar (fundamentar la no compra en la aerolinea de bandera).
Si la pregunta es por traslado en bus, te cuento que nosotros tenemos contratado un servicio de transporte circular (para traslado de estudiantes y personal) y cuando necesitamos traslados de invitados a la UNGS, (por alguna jornada, taller, evento, etc) los contratamos casi siempre a ellos
La empresa se llama Rutatlántica
Abrazo Juan

Hola Juan Ignacio:

Te cuento que en la UNMDP tenemos un sistema de “Pasaje Oficial” (en criollo, sería: una cuenta corriente donde algunas empresas como Plusmar o El Rápido Argentino aceptan una orden de pasaje y periódicamente presenta la factura y se paga). Esto “siempre se hizo así” desde vaya a saber cuándo.

Sin embargo hace unos años, la Dirección General de Administración solicitó una Licitación tal, que unifique la operatoria para pasajes aéreos y para otras empresas que no acepten el “Pasaje Oficial”.

Por eso es que se logró adjudicar a una Agencia de Viajes luego de una Licitación Pública.

El Pliego no fue nada fácil porque:

• no es posible fijar un precio durante un período determinado como podría ser en una Orden de Compra Abierta.
• no es posible estimar una cantidad de pasajes a un destino en particular durante un período determinado
• la cantidad de destinos es infinita
  Entonces: no podés fijar precio… no podés fijar cantidad… el listado de renglones es infinito…

¿Cómo se “resolvió” esa licitación?
Los oferentes debían cotizar un porcentaje de descuento (o de recargo) aplicado al valor del pasaje en su lista de precios.
La oferta más conveniente era básicamente la que mayor descuento (o menor recargo) ofrecía.
El adjudicatario factura el pasaje y luego aplica el descuento acordado por Licitación.

La operatoria básicamente sería:

• se inicia con una comunicación informal con la Agencia para organizar el viaje
• una vez acordado el itinerario, el solicitante confecciona la Orden de Provisión, la imputa y la hace firmar por la persona autorizada correspondiente (las firmas autorizadas son informadas al inicio de la contratación desde nuestra oficina). Es responsabilidad de la autoridad firmante, verificar la existencia de crédito presupuestario antes de ordenar el servicio y solicitar el correspondiente NUP.
• la Agencia presta el servicio y presenta la facturación en la dependencia requirente para su firma en conformidad.
• el solicitante remite la Factura Conformada y la Orden de Provisión a nuestra oficina, para armar el Alcance de pago.
• Verificado que se aplica el descuento adjudicado, se remite el Alcance a Liquidación y Pago.

¿Lindo no? (escoba nueva barre bien).

Con el tiempo, la operatoria dejó ver los puntos flojos:

• ¿Cómo saber que el proveedor nos está cobrando el precio que corresponde? El porcentaje de descuento se vé que está aplicado en la factura, pero ¿cuál es el precio inicial sobre el cual se aplica el descuento? ¿Cómo verificar el precio de lista? Los precios cambian a cada minuto, los paquetes, las ofertas, la banda negativa, las promociones, los precios mayoristas y “la mar en coche”…
• Muchas “firmas autorizadas” no verifican la existencia de crédito presupuestario antes de firmar la Orden de Provisión, entonces cuando llegan las facturas a Liquidaciones: NO HAY PLATA… ¿cómo pagamos al proveedor que prestó el servicio?

Por eso es que, aprovechando que el contrato está próximo a vencerse, trataremos de mejorarlo en la próxima licitación. Se aceptan sugerencias.

Estamos pensando incluir en el pliego una responsabilidad más para la Agencia que resulte adjudicataria: que no preste el servicio si no recibe el correspondiente NUP (pdf que arroja Pilagá) adjunto a la Orden de Provisión. Entonces, si la Agencia presta un servicio sin el NUP, “se juega” a no cobrar la factura… (o algo así).

Juan, si te parece, llamanos el Martes y charlamos un poco más: (0223) 4921700 int. 131 y 132.
Fuerte abrazo

Feliz día del Trabajador para tod@s!!!

Espero hayan pasado todos ayer un excelente Día del Trabajador!
Excelentes aportes!
Muchas gracias!
Saludos,
Matías

Estimados, muchísimas gracias por las respuetas, me pone contento que exista este lugar donde se intercambian ideas.
En la UNRN hemos licitado “servicio de traslado” cuando se trata de viajes de estudios, pero los viajes de docentes/no docentes/autoridades los manejamos con distintas agencias de viajes dependiendo cada secretaría/sede de la universidad.
Mi idea es aplicar un sistema como el que comentó Nicolás de UNMDP, y cuando pensé en cómo debía ser el pliego, se me ocurrió consultar por el foro, ya que comparto que es complicado el tema.
Te voy a llamar para conversar.

Abrazo!