Hola Cristian, lo primero que deberían hacer es una buena configuración en la creación de usuarios, perfiles funcionales, restricciones funcionales y perfiles de datos.
Para el tratamiento de las licencias, seguramente vas a tener un usuario asociado a un perfil funcional , y a un perfil de datos asociado a las facultades que dicho usuario pueda acceder.
Los puntos relevantes, es quizás armar un buen diseño de lo que cada usuario puede hacer y acceder, de ahí ir armando los perfiles funcionales y las restricciones asociadas a cada grupo.
Cualquier ayuda que necesiten en el armando nos consultan sin problemas,
Saludos,
Mariela