Marcela, en el reporte exa00112 - Citación de Docentes a fechas de exámenes tenes la opción de enviar el mail a cada docente de los que recuperaste en ese reporte.
La opción la tenes por el menú en Mas Opciones → Enviar por e-mail
Lo que le falta a ese listado es el nro de telefono de contacto del docente, si es que alguien lo llama por telefono como lo estaban haciendo uds.
Para el envio de mails cada docente debe tener registrado una cuenta de email, y ademas deben estar configurados los parámetros del sistema relacionados con el envio de mails:
cuenta_mail
clave_cuenta_mail
remitente_mail
servidor_mail