Hola, soy el contador Pablo Martín Cerone de la Universidad Nacional de Mar del Plata, y estoy a cargo del Departamento de Recursos Propios de la institución.
Abajo les copio un esbozo del sistema Quilmes UNMDP, que es el que hasta hoy empleamos y quisiéramos superar con el Sanavirones, y algunas consideraciones acerca de éste. Gracias por la atención y cordiales saludos.
BOSQUEJO DEL SISTEMA QUILMES UNMDP
La Universidad Nacional de Mar del Plata cuenta con un sistema propio para la emisión de comprobantes comerciales, el control de las cuentas corrientes y de la rendición de la recaudación, y la confección de informes relacionados con las actividades que generan recursos propios. Dicho sistema es el Quilmes UNMDP y se encuentra en funcionamiento desde febrero de 2011.
Hay dos limitaciones del sistema Quilmes UNMDP que motivan a nuestra Universidad a buscar una alternativa superadora. Una es la dificultad del Centro de Cómputos de esta Universidad de asegurar el mantenimiento y la imprescindible evolución del sistema. La otra es la inexistencia de una interfase automática entre el Quilmes UNMDP y el sistema Pilagá, un objetivo de muchos años de la Dirección General de Administración (DGA).
El sistema de facturación, recaudación, rendición y control de recursos propios de nuestra institución abarca veintiún puntos de venta, que cuentan con la obligación de rendir en forma semanal a la DGA los fondos y los comprobantes correspondientes.
La DGA cuenta con una oficina dedicada casi exclusivamente al control de la operatoria aquí referida, el Departamento de Recursos Propios.
De los veintiún puntos de venta, diez corresponden a facultades (una facultad tiene dos) y uno de ellos, el de la Facultad de Ciencias Agrarias, no se encuentra en Mar del Plata sino en las afueras de la ciudad vecina de Balcarce, integrado a la Estación Experimental del INTA. De los restantes, se destacan situaciones especiales como la de la editorial universitaria EUDEM, que cuenta con tres puntos de venta (dos ubicados en locales diferentes y el restante destinado a la facturación en moneda extranjera para el caso de ventas al exterior).
El manejo de la recaudación es descentralizado con rendición semanal, salvo un par de casos especiales. Los puntos de venta aceptan como medio de pago efectivo, cheques, cheques diferidos, descuentos de haberes de docentes y no docentes, cupones de tarjetas de crédito y débito, transferencias bancarias y pagos vía la red Rapipago. En estos dos últimos casos el ingreso de los fondos es centralizado: las transferencias bancarias son identificadas por los puntos de venta e ingresadas al sistema Pilagá por la Dirección de Tesorería del Rectorado, y la recaudación vía Rapipago es actualizada diariamente en el sistema Quilmes UNMDP por el Departamento de Recursos Propios, a partir de la información remitida por la empresa. El proceso es semiautomático: requiere la intervención de un funcionario que seleccione el reporte correspondiente de Rapipago.
Los comprobantes se imprimen en papel A4 en blanco, no sobre papel preimpreso como prevé el sistema Sanavirones. En los casos en que los clientes de la Universidad residen fuera de la ciudad, se opta por enviarles archivos en formato .pdf de las facturas, recibos o boletas de pago vía Rapipago, y que los propios clientes las impriman.
La posibilidad de imprimir tiques permitiría incluir en el sistema a los estacionamientos y los comedores universitarios de la institución, que hasta la fecha no han podido ser incorporados al Quilmes UNMDP por esta limitación técnica.
Una cuestión importantísima vinculada a la posibilidad de que la Universidad de Mar del Plata adopte el sistema Sanavirones es la factibilidad del proceso de migración de datos desde su sistema Quilmes UNMDP. El monto facturado y la cantidad de clientes hacen imposible una migración meramente manual, y la utilización de sistemas en paralelo es impracticable.
Nos ponemos a disposición de ustedes en caso de que el conocimiento del sistema Quilmes UNMDP fuera de utilidad para el desarrollo del sistema Sanavirones.
OBSERVACIONES AL SISTEMA SANAVIRONES
A partir de esta situación, hemos comenzado a analizar los documentos existentes acerca del sistema Sanavirones y las opiniones vertidas por otras universidades, como primer paso antes de realizar una prueba del sistema. A riesgo de reiterar lo expuesto por otras casas de estudio, o de señalar situaciones que ya han sido corregidas, adelantamos algunas observaciones.
FACTURACION
* El sistema Sanavirones emplea 15 dígitos identificatorios del comprobante, mientras que nuestra Universidad sigue las normas de la AFIP y utiliza sólo doce, cuatro para el punto de venta y ocho para el comprobante.
* El sistema no prevé la posibilidad de que un punto de venta emita comprobantes E de exportación, nominados en moneda extranjera.
* El sistema no prevé la posibilidad de que la facturación incluya gravámenes, como es el caso de las percepciones del Impuesto a los Ingresos Brutos de la Provincia de Buenos Aires. Se aclara que la Universidad de Mar del Plata discute a la Dirección de Rentas de nuestra provincia la inclusión de la Universidad en el sistema y no practica percepciones, pero entendemos que se deba dejar la puerta abierta para el caso de que un cambio legislativo obligue a emitir comprobantes con la característica mencionada.
* El sistema imprime comprobantes sobre formularios preimpresos o en forma de tiques, no sobre papel A4 en blanco.
* El sistema permite emitir notas de crédito parciales, que consideramos un factor de confusión.
COBRANZA
* No nos queda claro si el sistema Sanavirones acepta pagos parciales sobre una factura, o cómo es la operatoria en el caso de facturas de cuenta corriente que prevean pluralidad de cuotas.
RENDICIÓN DE FONDOS
* Consideramos muy esquemática la presentación del importantísimo proceso de rendición de fondos a Tesorería y su interfase con Pilagá, entendemos que porque se encuentra en una fase muy temprana de desarrollo.
Consideramos que el proceso de rendición debería generar automáticamente un comprobante o comprobantes de devengado o similar, y que la Dirección de Tesorería, al recibir del punto de venta la rendición de los valores, debería simplemente darles ingreso con cargo a Caja o cuentas bancarias, a partir de la imputación del recibo mencionado en primer término. La parametrización de dichos recibos merecería un tratamiento especial porque, por ejemplo, el efectivo incluido en una rendición debería generar un recibo que afectara una cuenta del rubro Caja y Bancos al estilo de Recaudaciones a Depositar, en vez de una cuenta del rubro Créditos como hacen los actuales recibos de devengado.
Entendemos que el campo clave de la rendición es el de concepto de ingreso tal como se halla definido en el sistema Pilagá, lo que permitiría la imputación automática de la recaudación sin necesidad de cargar la apertura presupuestaria completa (fuente, programa, subprograma, inciso, etc.). Cada bien, curso o servicio facturado estaría relacionado con un concepto de ingreso.
Esto sin entrar en circunstancias especiales, como cuando la rendición involucra transferencias bancarias ya ingresadas al sistema Pilagá, o procesos particulares como el de cobranza vía Rapipago o similar.
