Hola, en nuestra universidad nos encontramos dando los primeros pasos e investigando el sistema SUDOCU.
Para entender el funcionamiento y los circuitos básicos, partimos de una gran duda: ¿Cuál es la diferencia entre trámites y expedientes?
¿El ciclo de vida de todos los documentos digitales dentro del sistema deben comenzar con un trámite y necesariamente convertirse en expedientes?
O existe algún criterio para definir cuales solo son trámites y no llegan a convertirse en expedientes? De ser así, cuál es la diferencia, que obtiene uno que pasa a ser expediente que no tiene mientras sea tramite?
Quedó a disposición para cualquier aclaración que consideren necesaria para comprender mejor la consulta.
Gracias!
Hola Ariadna,
Básicamente la diferencia consiste en que los trámites podes o bien transformarlos en un expediente, pero también podes incorporarlos en un expediente. Cuando se hace esto (la incorporación de un tramite en un expediente) el trámite se finaliza y pierde su individualidad, es decir ya no es posible seguir tramitándolo. En cambio, un expediente puede ser archivado y luego desarchivado para continuar una tramitación, pero no finaliza ni se cierra. A un expediente podes incorporarle N trámites, es decir que varios trámites podrían circular en paralelo y luego unificarse todos en un expediente.
La transformación o incorporación de un trámite no es obligatoria, un tramite puede circular y también ser archivado y finalizar como trámite sin que se transforme o se incorpore a un expediente.
Los documentos pueden incorporarse indistintamente a trámites o expedientes, e incluso a ambos porque un mismo documento se puede incorporar en tramites y expedientes N veces.
Los criterios de definición del alcance de trámites y expedientes los define cada institución, en sudocu podes crear N tipos de trámites y N tipos de expedientes y especificar los criterios para cada caso de acuerdo a tus necesidades.
Cualquier otra consulta quedamos a disposición,
Saludos,
Pablo Martínez.