Hola Agustina buenos dias
Para tener en cuenta una "actividad" no es el mismo concepto que "materia".
Una "Actividad" es cualquier componente que un alumno deba realizar a lo largo de la propuesta. Puede ser una materia, una pasantía, una práctica profesional, un trabajo final, una tesis, etc. y lo que tiene esto, es que pueden configurar para que salga en listado analitico o no, o bien para que se tenga en cuenta a la hora del promedio o no, se puede indicar la escala de notas que se quiera, tambien decidir si los alumnos se inscriben por autogestión o no. Todo esto es configurable a una Actividad.
Considerando el planteo que nos haces llegar , lo ideal es que definan esto como una actividad de tipo "trabajo final" y configuren su aplicacion, es decir, que no se liste en el analítico ni se tome en cuenta para el promedio, etc. Donde su aprobacion podria bien ser : mediante acta de promoción, examen o por resolución, lo definiran ustedes. Pueden elegir la opción que más les guste.
No deberian ir por el lado de definir un requisito por proceso y aplicarlo al plan.
saludos