[RESPONDIDO] Versionado de documentos.

Muy buenas tardes

Quería consultar si SUDOCU contempla la posibilidad de reversionar documentos del repositorio documental, o cómo se podría hacer. Por ejemplo, se carga y publica un documento que es un formulario, un template para tramitación de licencias. Transcurrido un tiempo, se cambia el formulario para mejorarlo, ¿se puede hacer que continúe teniendo el mismo código el documento pero que sea un versión mayor?

Desde ya muchas gracias y un saludo, quedo atenta.

Cecilia, buen día.

Intentaré responder a tu consulta,

Mientras que un documento se encuentra en estado borrador es posible realizar modificaciones en su contenido, pero cuando se cierra y se autoriza o se envia a autorizar ya no es posible realizar modificaciones. Un documento autorizado no puede ser modificado y quedará inalterable por siempre.

Por otro lado, es posible “Publicar/Despublicar” https://sudocu.dev/docs/documentacion-funcional/gestion/herramientas#publicar--despublicar documentos. Únicamente se puede “Publicar/Despublicar” documentos autorizados.

Te recomiendo explorar esta herramienta para poder “despublicar” el documento que quedó desactualizado y “publicar” un nuevo documento que posee los cambios más vigentes.

Quedo atento,

Saludos!

Muchas gracias por tu respuesta Lucas,

Entonces, según entiendo, con la opción de “Publicar”/“Despublicar” elijo qué quiero que se vea y qué no, pero, en el caso de que despublicara la versión 1 y publicara un documento (autorizado) que constituye la versión 2, tendrían diferente código ya que el sistema interpreta que son diferentes documentos y no otra versión del mismo documento no?

Cecilia, buen día!

La acción publicar/despublicar únicamente es posible para documentos autorizados. Esa acción no modifica al documento, solamente hará que éste sea visible o no visible en la carpeta MPD que se defina para tal cosa.

Voy a explicarme según tu caso: “se carga y publica un documento que es un formulario, un template para tramitación de licencias. Transcurrido un tiempo, se cambia el formulario para mejorarlo”

En primera instancia deberán crear una carpeta MPD que incluya al tipo de documento en cuestión (lo llamaré Formulario de Licencias). Además, seleccionaré que únicamente se muestren documentos con estado “publicado”. Entonces, de este modo, únicamente se mostrarán los Formularios de Licencias que estén publicados, los que no estén publicados no se mostrarán.

Ya en el proceso de gestión de documentos, existirá un Formulario de Licencia por Estudios (junto a otros formularios que deseen). Para que se vea ese formulario en la carpeta MPD deberán “publicarlo” (el resto de formularios, como no están publicados, no se visualizarán).

Entonces se posee una carpeta MPD que actualmente únicamente tiene un formulario porque es el único que está publicado.

En un tiempo x, se decide que ese formulario necesita ser actualizado. Entonces, se crea un nuevo documento del mismo tipo (se puede usar la opción “copiar”), se realizan las modificaciones pertinentes y se autoriza.

Para que el nuevo formulario sea visible en la carpeta se debe publicar. Por lo tanto, en la carpeta existirán dos formularios publicados y visibles, pero como únicamente desean tener un único formulario publicado y visible deben “despublicar” al antiguo.

Recuerden que una carpeta MPD puede albergar muchos documentos.

¿Pude explicarme o confundi?

Quedo atento,

Saludos!!!