Cecilia, buen día!
La acción publicar/despublicar únicamente es posible para documentos autorizados. Esa acción no modifica al documento, solamente hará que éste sea visible o no visible en la carpeta MPD que se defina para tal cosa.
Voy a explicarme según tu caso: “se carga y publica un documento que es un formulario, un template para tramitación de licencias. Transcurrido un tiempo, se cambia el formulario para mejorarlo”
En primera instancia deberán crear una carpeta MPD que incluya al tipo de documento en cuestión (lo llamaré Formulario de Licencias). Además, seleccionaré que únicamente se muestren documentos con estado “publicado”. Entonces, de este modo, únicamente se mostrarán los Formularios de Licencias que estén publicados, los que no estén publicados no se mostrarán.
Ya en el proceso de gestión de documentos, existirá un Formulario de Licencia por Estudios (junto a otros formularios que deseen). Para que se vea ese formulario en la carpeta MPD deberán “publicarlo” (el resto de formularios, como no están publicados, no se visualizarán).
Entonces se posee una carpeta MPD que actualmente únicamente tiene un formulario porque es el único que está publicado.
En un tiempo x, se decide que ese formulario necesita ser actualizado. Entonces, se crea un nuevo documento del mismo tipo (se puede usar la opción “copiar”), se realizan las modificaciones pertinentes y se autoriza.
Para que el nuevo formulario sea visible en la carpeta se debe publicar. Por lo tanto, en la carpeta existirán dos formularios publicados y visibles, pero como únicamente desean tener un único formulario publicado y visible deben “despublicar” al antiguo.
Recuerden que una carpeta MPD puede albergar muchos documentos.
¿Pude explicarme o confundi?
Quedo atento,
Saludos!!!