Anulación de un pago en mes cerrado.
Estimados desde la Universidad Nacional de Quilmes tenemos lamentablemente varios casos de esta naturaleza lo que llevó a sentarnos al área de RRHH, Contabilidad y Presupuesto con la Secretaria Administrativa para encontrar una solución al tema.
Nuestra conclusión fue que todas las alternativas que nos comentaron otras Universidades son mecanismos que se utilizan para solucionar la situación provisoriamente pero entendemos que corresponde reflejar la realidad. El principio que nos guía para analizar el caso es que refleje fielmente lo que ha sucedido y que en los registros históricos quede con la máxima prolijidad y sea contrastable ante las inspecciones.
El problema se descompone en varios aspectos mientras circula por los engranajes administrativos.
Recursos Humanos:
Reportes históricos es necesario que ante cada liquidación y corrección queden reflejadas las sumas efectivamente percibidas por los empleados.
Ejemplo, se paga un mes incorrectamente, se recupera el dinero, pero no queda reflejado en el mapuche ni en los meses correspondientes ni en los registros históricos.
Remuneraciones
Hasta donde entendemos lo que se puede hacer es corregir los errores en las liquidaciones abiertas. Siempre y cuando lleguen las novedades a tiempo. Contrariamente cuando se paga incorrectamente y se cierra el mes ya no se puede ajustar y queda el monto pagado originalmente aunque luego las personas reintegren el dinero.
Una opción es incorporar una novedad de reajuste pero en los casos que la persona continúa vinculada.
Contabilidad: Impuestos
Al no tener desde Mapuche un ajuste negativo que provenga de la liquidación no existe un respaldo para rectificar aportes y contribuciones en SICOSS.
Problema 1: queda como tiempo de trabajo mas meses de los efectivamente trabajados y designados por Resolución.
Problema 2: se aporta más dinero del que corresponde incrementando un gasto y el procedimiento para recuperar esos montos es engorroso.
Presupuesto y Contabilidad – Tesorería (PILAGA)
Para el caso en el que un agente se desvincula de la institución y se recupera a través de una devolución el monto pagado de manera incorrecta, Pilaga nos permite hacer una rectificación presupuestaria, es decir que se desafecta el monto reembolsado en sus cuatro instancias (preventivo, compromiso, devengado y pagado).
El problema es que ésta desafectación no corrige el monto del cheque que se genera a AFIP en concepto de aportes y contribuciones, esto se salva de manera “manual” compensando éstos excedentes generados en nuevos pagos, es decir conciliando luego los montos informados y pagados por SICOSS (que luego de la novedad pueden ser corregidos) con los pagos emitidos por las liquidaciones tipo sueldos en PILAGA.
Posible solución o propuesta a discutir.
Persona que continua trabajando
Se realiza un ajuste en el mes que se detecta el error pero haciendo referencia al mes de origen del problema.
Ejemplo pago mal en abril. Lo ajusto en julio y que de alguna manera conste en la liquidación del mes y en el histórico que ese movimiento pertenece a abril.
De esa manera el área de impuestos, mediante algún mecanismo en mapuche que advierta las modificaciones, puede detectar los ajustes de meses anteriores de aportes y contribuciones y rectificar en Sicoss.
Por lo que el proceso debería concluir con el reflejo de estos movimientos cuando saco un reporte histórico. Claramente tengo que poder distinguir que la persona no trabajando en julio tiene un movimiento que pertenece a otro período.
Y esto tiene que ser claro porque se usa en las inspecciones de Anses principalmente.
Persona que cesa
Debería incorporarse alguna opción para poder realizar el ajuste a pesar de que no se encuentre activo el cargo. Y que los aportes coincidan con los nombramientos.
Nos ha pasado varias veces que los períodos que se certifican en el PS 6.2 de ANSES no coinciden con los aportes dado que las resoluciones y las liquidaciones sobre todo cuando hay retroactivos implicados.
Ponemos en discusión el tema porque para nosotros es bastante complejo y se estan repitiendo estas situaciones, creemos que corresponde siempre reflejar la realidad y preservar los registros históricos que lamentablemente quedan mal y el acumulado de ello representa que no sabemos que decirle a los inspectores o que certificar al ANSES.
Saludos espero sus opiniones.