Desegresar a un alumno - Guarani 2.7.0

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Gente:

Aunque no es muy frecuente, ya me ha pasado algunas veces de tener que desegresar a un alumno ya egresado debido a algún error administrativo que no podía ser corregido a un alumno que ya era egresado.

En esta oportunidad se trataba de un egresado que le habían cargado mal una equivalencia. Por error el operador la cargó (en el 2014) como equivalencia de tipo Homologación en lugar de ser una simple Equivalencia Interna. Como ustedes bien saben, las equivalencias del tipo Homologación no aparecen en el analítico por definición, por eso el error se detecta recién ahora, cuando emiten el analítico del egresado y la materia no aparece.

Más allá que los administrativos no están capacitados para detectar estas causas de faltante de la materia en el analítico, cuando la equivalencia había sido cargada, el punto es que la solución debería estar en el mismo sistema y no tener que acudir a un técnico y a modificar datos por SQL para esta corrección de errores.

La solución era sencilla: anular la equivalencia otorgada (esto si lo pudo hacer el administrativo) y volver a otorgársela correctamente. Pero una vez que el administrativo anuló la equivalencia el sistema no le permitía volvérsela a otorgar porque el alumno ya figuraba como egresado. Para que pudiera hacerlo tuve que eliminar el registro de la tabla sga_titulos_otorg y cambiarle el estado en la tabla sga_alumnos (lo que yo llamo desegresar a un alumno).

La primera pregunta es si esta funcionalidad de desegresar está de alguna manera incorporada en alguna versión posterior a la 2.7.0?

La siguiente pregunta es, nunca les ha pasado algo así? O situaciones similares?

Finalmente, si no estuviera ya incorporada esa funcionalidad en la última versión, no sería mejor que al anular una equivalencia (también al rectificar un acta cambiando el resultado) o bien en el proceso de detección de cambios de un egresado, se incorporara esta función de desegresar, para que el mismo administrativo pueda corregir sus errores sin depender de un técnico que los arregle por SQL?.

Agradecería sus comentarios en base a sus experiencias.

Saludos

Gustavo

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Hola Gustavo, no existe esta funcionalidad en ninguna de las versiones posteriores. No recuerdo que alguien lo haya planteado antes.
La solución no debería ser eliminar/anular el tramite de egreso, sino permitir realizar rectificativas y/o modificaciones en la historia acadèmica mientras el alumno no este diplomado, es decir permitir estas modificaciones ya que puede ser comun que en la revisión de su historia academica en las diferentes areas por las que pasa ese expediente se detecten estas inconsistencias y deban ser rectificadas.
Recordá que existe la operación b Detectar cambios en titulo otorgado[/b] por la cual se puede volver a recalcular el promedio del alumno despues de que se modifique su historia academica luego de haber iniciado el trámite de la solicitud del título.

Creo que el problema de no permitir cargar la equivalencia es porque deberian tener el control de que el alumno este activo, y como lo detecta que ya esta en estado egresado, no dejó cargar la equivalencia.

En Guarani 3 se puede definir en el circuito de egreso hasta que momento se le puede modificar la historia academica a un alumno, por este problema que planteas del que no siempre los datos del alumno en la base estan correctos y deban ser modificados.

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Ale, entiendo perfectamente tu explicación y sé muy bien la existencia de esa operación (egr00004). Pero esa operación lo único que hace es eventualmente recalcular promedios y/o fechas de egreso. Traté de ver si podía hacer algo más pero me decía que no había ningun cambio.

Debería hacer pruebas, para ver si en el caso particular de otorgar la equivalencia no funcionaba por un control de alumno activo activado (valga la redundancia), pero me llama la atención ya que directamente no aparece el alumno en el filtro de búsqueda inicial, y los alumnos que aparecen son los no egresados aún. Me suena raro que esa ventana de filtro se esté fijando si hay un determinado control activo para ver que alumnos presenta y cuales no. El problema era que directamente no aparecía en la pantalla para comenzar el trámite de otorgar la equivalencia, no que en el proceso daba una advertencia de un control que no se puede otorgar.

Finalmente, que pasaría si por un error en la carga de notas, o bien por un error de un docente, se egresa u otorga el título a un alumno que aún no completo su plan de estudios y esto salta después de otorgarle el título por el sistema?? Si se hace la rectificativa del acta/s o anulación de equivalencias y si los controles funcionan correctamente y están bien configurados, el alumno ni siquiera podrá inscribirse al examen faltante. Creo que alguna solución deberían tener estos casos por sistema, aún sabiendo que serían muy extraños y ocasionales.

Saludos

Gustavo

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Esa operacion que te mencioné es solo por si cambia el promedio académico o la fecha de egreso.
En tu caso seguramente esa equivalencia no tiene nota, y seguramente no fuera la ultima materia del plan de estudios con fecha de aprobación con lo cual esta operación no detectó ningun cambio.

Lo casos que he visto son rectificativas (de actas de examen, promociòn , equivalencias).
En el caso que planteaste la solución no venia por una rectificativa (porque la rectificativa no permite cambiar el tipo de equivalencia) sino por dar de alta una nueva equivalencia la cual seguramente no se permite dar de alta equivalencias a alumnos que no estan activos.

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Ale:

Justamente es así como vos decís, pero en este caso y simplemente por motivos de prolijidad les hize rectificar la equivalencia por Homologación, anulándola, para que no tuviera aprobada 2 veces la misma materia, y eso no tuvieron inconvenientes en realizarlo, el sistema les permitió hacerlo.

El problema se suscitó cuando quisieron cargar la equivalencia en forma correcta, para que apareciera en el analítico, y que no les permitía hacerlo. En particular, esta equivalencia no tenía nota, pero habitualmente las equivalencias internas SI van con nota.

De todas maneras, yo el tema no lo planteo por mi caso concreto, que ya está resuelto, sino por los casos que pudiera haber míos o de otros, aunque vos no los hayas visto. No es la primera vez que tengo que “desegresar” a un alumno por errores de operación y para poder corregir su situación. Yo apuntaba a que en algún futuro no lo tenga que volver a hacer por fuera del sistema.

Si se trata de una simple modificación de notas o fecha de egreso, que no afecta a la calidad de Egresado, ya está claramente resuelto y hace bastante.

El problema es cuando el error es más grave, por ejemplo se equivocaron de alumno al cargar varias equivalencias y se las cargaron a otro alumno con el mismo nombre y apellido, y luego como este aparecía en la lista de posibles egresados lo egresaron. Como se resuelve por el sistema una situación así? No se puede, entonces los técnicos debemos “tocar” la base de datos, que es el motivo principal por el cual en los 90 se decidió hacer el Guaraní …

El planteo es para colaborar y que cada vez sea un sistema mejor, en cualquiera de sus versiones. No creo que yo haya sido el único que me tuve que enfrentar varias veces a esta situación, de hecho sé de otros técnicos que lo han tenido que hacerlo y “habemus” scripts para eso. pero si son situaciones que se pueden dar, aunque sean excepcionales, deberíamos contemplarlas para que la solución esté al alcance de quienes operan el sistema.

Saludos

Gustavo

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Gustavo se entiende tu planteo. Quizas la solucion deba venir por permitir dar de alta equivalencias a alumnos que iniciaron el trámite de equivalencias (algun usuario con permiso para estos casos donde el alumno ya esta con calidad egresado si es un titulo final de la carrera) o la anulación del trámite de egreso (como existe en Guarani 3).

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Si, Ale.

Quizás lo mejor es en la operación existente (egr00004), verificar si luego de alguna corrección el alumno sigue cumpliendo con el plan de estudios y si no lo cumple, anular el trámite de solicitud de título (obviamente según el parámetro de en que estado esté), quizás con una advertencia previa de lo que se ejecutará.

Digo esto porque no es solo permitirle otorgar equivalencias si esta egresado, sino recalcular la situación en caso que la modificación haya venido por el lado de modificación de resultados por rectificativas. Hay que analizar bien la mejor solución, pero debería haber alguna. No conozco bien aún el tema del circuito de egresados en Guaraní 3, por eso no puedo opinar mucho de eso.

Saludos

Gustavo