Equivalencia por cambios de versión de planes

Buenos días, estamos usando GUARANÍ 3 versión 3.17.0
tenemos caso donde la regularidad a la cursada estaba con actividad X del período 2019
Este año se cambiaron las versiones de planes y esa actividad quedó con código Z, y con este nuevo código se armó la mesa de examen y se cerró el acta

Desde Ficha del alumno:
Por HA está la actividad con nota de Examen para la actividad Z
y por Regularidades quedó como actividad X, sin el asterisco (*) ; o sea no está indicando que fue finalizada por Examen/Equivalencia/Promoción

Se procesó incluso manualmente la matriz de equivalencia por cambios de versión de planes de estudio que indica esta situación, que la actividad X es ahora actividad Z

Consultas:
Cómo podemos resolver que quede la Regularidad de la actividad X que ya se ha rendido por Examen como la actividad Z??
o está bien que quede así, sin el asterisco??

de antemano muchas gracias
Saludos, Milva.-

¡Hola Milva! ¿Cómo estás?

Para comprender bien el caso, lo que se realizó fue lo siguiente?:

Una alumno regularizó la materia X en el plan 1. Luego se lo cambió al plan 2, donde no existe la materia X sino que fue reemplazada por la materia Z. Como tenían ya creadas las matrices de equivalencias, se le reconoce la regularidad de la materia Z y el alumno se inscribe al examen final como alumno regular.

Esto es así?

En ese caso, en la Ficha de la Persona >> pestaña Regularidades está bien que les aparezca la materia X sin el asterisco, ya que la materia X se regularizó normalmente, es el origen de la equivalencia y no el destino. En esta misma pestaña les aparece también la materia Z?

¡Saludos!

2

¡Hola Martín!
no aparece en Regularidades la actividad nueva; siguiendo tu ejemplo sería no aparece la actividad Z en la pestaña Regularidades

¿existe alguna forma de hacer que aparezca esa actividad Z en Regularidades? ya ejecutamos manualmente la matriz de equivalencias y tampoco aparece…

Gracias! Saludos,

El examen de la actividad Z aparece en la historia académica porque es una actividad del plan actual del alumno.
La cursada de la actividad X no aparece en el reporte de Regularidades porque es una actividad que no es del plan actual del alumno sino un plan anterior.

Si la actividad X estuviera en el plan actual del alumno si aparecería en el reporte de Regularidades, aunque haya sido cursada en un plan anterior. Lo mismo sucede con actividades comunes que forman parte del plan actual del alumno y que fueron realizadas en otras propuestas que el alumno esta cursando.

¡Hola Alejandro!
Resumiendo, el resultado actual que tenemos es el siguiente:
-El Examen de la actividad Z si aparece en la Historia Académica y es del plan nuevo y actual
-La Regularidad de la actividad Z no aparece en Regularidades (actividad destino por matriz de equivalencias)
-La Regularidad de la actividad X si aparece en Regularidades (actividad origen por matriz de equivalencias) y sin el asterisco (plan anterior)

Por favor, confirmamos si está correcto así el resumen de la situación para notificar a la administración que está ok
(entendimos que luego de ejecutar la matriz de equivalencias tendría que figurarnos la actividad Z con asterisco en Regularidades; pero puede que no funcione así; ésta fue nuestra duda… que no quedaba la actividad Z destino en Regularidades)

Muchas gracias a ambos!
Saludos, Milva.-

Hola Milva, respecto de esto:

-La Regularidad de la actividad Z no aparece en Regularidades (actividad destino por matriz de equivalencias)

¿Estan seguros que el alumno tiene la regularidad de Z y que esta no aparece en el reporte de Regularidades de la Ficha de la persona o suponen que debería tenerlo porque se aplicó la matriz de equivalencias?

Volviendo al 1er mensaje, decis lo siguiente:

Desde Ficha del alumno: Por HA está la actividad con nota de Examen para la actividad Z y por Regularidades quedó como actividad X, sin el asterisco (*) ; o sea no está indicando que fue finalizada por Examen/Equivalencia/Promoción
Es correcto, en el plan o version de plan anterior el alumno solo cursó la actividad X, y eso es lo que sigue viendo en el reporte de Regularidades. No indica que X fue finalizada por Examen/Promoción/Equivalencia porque nunca rindió examen de esa actividad, ni la promocionó y tampoco se le otorgó una equivalencia.

Al cambiar de plan de estudios, esa actividad X no existe mas en el nuevo plan, pero es equivalente a la actividad Z. El alumno luego rindió examen de la actividad Z, con lo cual es correcto que aparezca el examen final de la actividad Z en el reporte de “Historia Academica”.

Consultas: Cómo podemos resolver que quede la Regularidad de la actividad X que ya se ha rendido por Examen como la actividad Z?? o está bien que quede así, sin el asterisco??

La relación entre la actividad X y la actividad Z esta dada por esa matriz de equivalencias que dicen que ambas materias son equivalentes. Pero esta relación no se visualiza en ningún reporte, ni en el de Historia Académica ni en el de Regularidades.

¿Como esta definido el grupo de equivalencias de esa matriz para estas dos materias, del siguiente modo?
Actividad X aprobada por final/promocion/equivtotal >> Equivalencia Total de Z

Si esta asi, para que haya otorgado la equivalencia de regularidad de Z por haber tenido ese alumno la cursada aprobada de X, deberían tener configurado el parámetro del sistema equiv_automatica_pasar_regularidades con alguno de estos valores:

(0) No se pasa la regularidad de la actividad del origen del grupo de equivalencias

(1) Se pasa la última regularidad vigente aprobada de la actividad del origen del grupo de equivalencias solo si la condición de la actividad origen del grupo de equivalencias se cumple

En este caso, como X no estaba el examen final aprobado entonces no se registró la equivalencia de regularidad de Z en el nuevo plan.

(2) Se pasa la última regularidad vigente aprobada de la actividad del origen del grupo de equivalencias, se cumpla o no con la condición de la actividad origen del grupo de equivalencias

En este caso, como X no estaba el examen final aprobado, pero si tenia la cursada aprobada, entonces debió generar la equivalencia de regularidad de Z.

(3) Se pasa la última regularidad vigente aprobada de la actividad del origen del grupo de equivalencias solo cuando el origen no se cumple. Se otorga una equivalencia de regularidad solo válida para correlativas.

Segun el caso planteado, deberán tener este parámetro seteado en la opcion (0) o la opción (1), puede ser?

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Hola Alejandro, voy respondiendo cada cita

-La Regularidad de la actividad Z no aparece en Regularidades (actividad destino por matriz de equivalencias)

¿Están seguros que el alumno tiene la regularidad de Z y que esta no aparece en el reporte de Regularidades de la Ficha de la persona o suponen que debería tenerlo porque se aplicó la matriz de equivalencias?

Si, “técnicamente” el alumno tiene la Regularidad de Z, pero no aparece en el reporte de Regularidades de la Ficha de la persona (o sea se sabe que la tiene regularizada pero no existe ese registro en el Sistema)
Solo aparece en Regularidades de la ficha de la persona la actividad X y sin * (entendemos perfecto que es así porque no tiene final ya sea por Examen/Promoción/Equivalencia) lo que no entendíamos es por qué no estaba la Regularidad de Z al cambiar la versión del plan y estar incluida en la matriz de equivalencias

Estuve indagando un poco más y resulta que cerraron el Acta de Examen con el código Z (sin tener regularidad ni por X ni por Z)
El Sistema advirtió por mensaje que faltaba la regularidad para Z; igual aceptaron cerrar…
Y luego se dieron cuenta que no habían cerrado el Acta de Comisión para este alumno con el código X. Ahí si apareció la Regularidad de X en la Ficha de la persona.
Es decir, las actas se cerraron al revés y no en el orden correcto de primero acta de comisiones y luego acta de examen.
Por lo cual suponíamos que este es el motivo por el cual no aparecía la Regularidad de Z, por más que al cambiar la versión del plan estaba activada la matriz de equivalencia de X (Aprobada) → Z (Equivalencia Total); aún no habían cerrado el Acta de Comisiones (instancia Regular)

Volviendo al 1er mensaje, decis lo siguiente:

Desde Ficha del alumno:
Por HA está la actividad con nota de Examen para la actividad Z
y por Regularidades quedó como actividad X, sin el asterisco (*) ; o sea no está indicando que fue finalizada por Examen/Equivalencia/Promoción
Es correcto, en el plan o version de plan anterior el alumno solo cursó la actividad X, y eso es lo que sigue viendo en el reporte de Regularidades.
No indica que X fue finalizada por Examen/Promoción/Equivalencia porque nunca rindió examen de esa actividad, ni la promocionó y tampoco se le otorgó una equivalencia.

Al cambiar de plan de estudios, esa actividad X no existe mas en el nuevo plan, pero es equivalente a la actividad Z. El alumno luego rindió examen de la actividad Z, con lo cual es correcto que aparezca el examen final de la actividad Z en el reporte de “Historia Academica”.

Perfecto!, ahora entendemos entonces que esa relación está dada solo por la matriz de equivalencia y que no se visualiza en ningún reporte, ni en el de Historia Académica ni en el de Regularidades.

¿Como esta definido el grupo de equivalencias de esa matriz para estas dos materias, del siguiente modo? Actividad X aprobada por final/promocion/equivtotal >> Equivalencia Total de Z

Si esta asi, para que haya otorgado la equivalencia de regularidad de Z por haber tenido ese alumno la cursada aprobada de X, deberían tener configurado el parámetro del sistema equiv_automatica_pasar_regularidades con alguno de estos valores:

(0) No se pasa la regularidad de la actividad del origen del grupo de equivalencias

(1) Se pasa la última regularidad vigente aprobada de la actividad del origen del grupo de equivalencias solo si la condición de la actividad origen del grupo de equivalencias se cumple

En este caso, como X no estaba el examen final aprobado entonces no se registró la equivalencia de regularidad de Z en el nuevo plan.

(2) Se pasa la última regularidad vigente aprobada de la actividad del origen del grupo de equivalencias, se cumpla o no con la condición de la actividad origen del grupo de equivalencias

En este caso, como X no estaba el examen final aprobado, pero si tenia la cursada aprobada, entonces debió generar la equivalencia de regularidad de Z.

(3) Se pasa la última regularidad vigente aprobada de la actividad del origen del grupo de equivalencias solo cuando el origen no se cumple. Se otorga una equivalencia de regularidad solo válida para correlativas.

Segun el caso planteado, deberán tener este parámetro seteado en la opcion (0) o la opción (1), puede ser?

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La matriz de equivalencia está seteada tal cual mencionas:
Actividad X aprobada por final/promocion/equivtotal >> Equivalencia Total de Z

Pero tenemos configurado el parámetro del sistema equiv_automatica_pasar_regularidades con el valor(3):
(3) Se pasa la última regularidad vigente aprobada de la actividad del origen del grupo de equivalencias solo cuando el origen no se cumple. Se otorga una equivalencia de regularidad solo válida para correlativas.

Lo más probable es que nos falten controles … y sobre todo para evitar el error que carguen en orden incorrecto las actas… si es que se puede
Consulta: dejamos así este caso, o cómo debiéramos corregirlo?? En caso de dejarlo así confirmaría a los usuarios que la relación está dada por la matriz y no tenemos forma de visualizarlo. pero está correcto.
Y por favor lo que nos puedan orientar/sugerir en cuáles controles nos están faltando configurar son bienvenidos!

Muchas gracias!
Milva.-

¡Hola Milva!

Por lo visto pasaron varias cosas aquí. Primero, como comentás, el cierre de las actas no se produjo en los tiempos correctos, es decir, se generaron y cerraron las actas de examen sin tener cerradas previamente las actas de regularidad.
Para esto pueden establecer controles utilizando el requisito Tener regularizada y vigente la actividad (examenes regulares) configurándolo para la acción Exámenes y definiendo su comportamiento en cada operación de acuerdo a las necesidades de la institución.

El Sistema advirtió por mensaje que faltaba la regularidad para Z; igual aceptaron cerrar...
Por lo que comentás aquí pareciera que el requisito lo tienen configurado pero con el comportamiento "Mensaje" al menos para la operación de Cierre de Actas de Examen, por eso les dejó cerrar el acta a pesar de que el alumno no tenía la actividad regularizada. Revisen bien la configuración de este requisito y su comportamiento en cada operación para ver si está configurado de acuerdo a cómo quieren que opere.

Pero además de esto también hay un inconveniente con la manera en la que configuraron el parámetro equiv_automatica_pasar_regularidades, ya que de la manera en que lo tienen configurado no está brindándo una equivalencia de regularidad de la actividad sino únicamente un reconocimiento de la misma para los requisitos de correlatividad.

Lo que deberían hacer es configurar este parámetro en el valor “Se pasa la última regularidad vigente aprobada de la actividad del origen del grupo de equivalencias, se cumpla o no con la condición de la actividad origen del grupo de equivalencias”. Luego deberán otorgarle la equivalencia al alumno aplicando la matriz de equivalencia que tienen creada. Una vez cerrado el trámite, si se dirigen a la Ficha del Alumno y van a la pestaña de “Regularidades” deberían encontrar ahora sí la actividad Z.

Prueben esto y confírmennos si les funcionó.

¡Saludos!

4

¡Hola Martín!
Comento los resultados de las pruebas:

Lo que deberían hacer es configurar este parámetro en el valor "Se pasa la última regularidad vigente aprobada de la actividad del origen del grupo de equivalencias, se cumpla o no con la condición de la actividad origen del grupo de equivalencias". Luego deberán otorgarle la equivalencia al alumno aplicando la matriz de equivalencia que tienen creada. Una vez cerrado el trámite, si se dirigen a la Ficha del Alumno y van a la pestaña de "Regularidades" deberían encontrar ahora sí la actividad Z.
  1. Cambiado el parámetro a la configuración tal cual nos indicas
  2. En la matriz de equivalencias configurado que la regularidad de X equivale a tener Aprobada la destino Z
  3. Ejecutado manual el procesamiento de la matriz de equivalencias para la propuesta en cuestión (*)
  4. No vemos en Regularidades la Z destino
  5. Seguimos viendo la X origen en Regularidades
  6. Seguimos viendo la X origen en Exámenes Pendientes

ref. (*)
Lo último no entiendo si te refieres a otorgarle equivalencia al alumno específicamente…

Todo está probado en un ambiente de pruebas, clonado del productivo
Avísame por favor, si tendríamos que ir por la opción de iniciar trámite de equivalencia y otorgarla específicamente para el alumno

Muchas gracias,
Milva,.

¡Hola Milva!

No entendemos porqué realizaron el paso 2:

2. En la matriz de equivalencias configurado que la regularidad de X equivale a tener Aprobada la destino Z

La matriz deberían dejarla como la tenían configurada anteriormente:

Actividad X aprobada por final/promocion/equivtotal >> Equivalencia Total de Z

Con la matriz configurada de esta forma y modificado el parámetro equiv_automatica_pasar_regularidades tal cual les indicamos, si se dirigen a la operación “Otorgar equivalencia” y le otorgan al alumno la equivalencia aplicandole la matriz en cuestión entonces debería reconocérsele la regularidad de la actividad Z.
Prueben esto por favor.

¡Saludos!

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¡Hola Martín!

No entendemos porqué realizaron el paso 2: 2. En la matriz de equivalencias configurado que la regularidad de X equivale a tener Aprobada la destino Z La matriz deberían dejarla como la tenían configurada anteriormente:

Ya lo dejé tal cual antes. Fue una prueba por si necesitaba tener también configurado la equivalencia por Regularidades…

Con la matriz configurada de esta forma y modificado el parámetro equiv_automatica_pasar_regularidades tal cual les indicamos, si se dirigen a la operación "Otorgar equivalencia" y le otorgan al alumno la equivalencia aplicandole la matriz en cuestión entonces debería reconocérsele la regularidad de la actividad Z.

Por la operación que nos indicas , filtro al alumno y no devuelve datos… el mensaje es:
“No se encontraron Trámites de Equivalencia con el filtro especificado.”

Saludos, Milva.-

Hola Milva!

Tendrían que agregar un nuevo trámite, no buscar uno ya existente.
Clickeen en el botón de “Agregar”. Ingresen los datos del alumno y el tipo de equivalencia, y al momento de cargar la equivalencia utilicen la opción de “Aplicar Matrices” para seleccionar la matriz ya creada. Una vez finalizado el circuito verifiquen que el trámite se haya cerrado. En este link pueden ver la documentación de esta operación. Cualquier duda que tengan nos consultan.

¡Saludos!
2

¡Hola Martín!
Siguiendo las indicaciones, logramos que ahora en la ficha Regularidades se vea la actividad destino Z y con el *.
Situación correcta de Regularidades.

Seguimos teniendo la actividad origen X en ficha Exámenes Pendientes
¿Nos falta hacer algo más?

Muchas gracias!!
Milva.-

¡Hola Milva!

Perfecto! Está bien que les aparezca así, porque para la actividad X nunca se rindió examen para esa actividad, el examen se rindió para la actividad Z que es la que se encuentra en el nuevo plan. Se entiende?

¡Saludos!

¡Hola Martín!
SI! se entiende perfecto,

¡Muchas gracias!
Milva.-