Hola, cómo están? Consulta. Nosotros al día de la fecha registramos los exámenes y promociones en libros de 200 folios. Cada vez que se nos está por acabar un libro creamos otro. Es muy posible que cometamos algún error, ya sea al olvidarnos de dar de alta un libro y que pase automáticamente a tomo 2 (hoy no manejamos tomos).
Por eso quería consultar, estaría mejor la opción que a a partir de ahora manejamos tomos de los libros activos no? De esa manera no deberíamos dar de alta LIBROS nuevos…
En algunas carreras Damos de alta sos libros por año…
hay algún límite de cantidad de tomos por libro? O poner fecha límite de inactivacion de tomos?
me sugieren otra opción o idea?
Y por qué motivo no quieren tener más de un tomo por libro? El sistema está preparado para que cuando se supera la cantidad máxima de folios de un tomo se genere automáticamente otro tomo para el mismo libro. Trabajar de esta manera parecería ser lo más práctico y no tendrían que estar preocupados por estar generando un nuevo libro cada vez que se alcance el límite de folios.
En caso de que no deseen tener más de un tomo por libro e ir generando nuevos libros cada vez que se alcanza la cantidad máxima de folios, lo que pueden hacer es configurar los parámetros cur_forma_asignacion_folio_fisico_promo, cur_forma_asignacion_folio_fisico_regul y exa_forma_asignacion_folio_fisico para que la asignación de los folios sea manual. De esta forma, al momento de asignar los folios manualmente podrán ver si el libro tiene espacio suficiente para esa acta o si deberán generar un nuevo libro para que así no se les genere un nuevo tomo. La desventaja de esto es que la asignación manual de folios implicaría una mayor carga de trabajo.
No hay límites en la cantidad de tomos por libros, los mismos se generan automáticamente una vez que se supera el máximo de folios por tomo. La única configuración que deben tener en cuenta respecto a los tomos es el parámetro ung_cant_max_folios_libro, donde indican la cantidad máxima de folios por cada tomo del libro de actas. El resto de las configuraciones corresponden a los libros y no a los tomos en sí.
Perfecto! Muy claro… y la última. Los libros puedo configurarlos por ejemplo por ciclo lectivo (por propuesta) y que dé de alta todos los tomos que necesite cada propuesta.
Los libros pueden configurarlos por propuestas, ubicaciones y actividades y también pueden indicarle una fecha de activación y una fecha de fin de vigencia. De esta forma ustedes pueden crear un libro específico para una propuesta y que el mismo se encuentre activo entre determinadas fechas. Los libros de actas se crean manualmente desde la operación Administrar Libros de Actas. Allí podrán ver las diferentes configuraciones que puede tener el libro.
Con respecto al alta de los tomos, la misma se produce automáticamente cuando se supera el máximo de folios de un tomo. Es decir, cuando se crea un libro de actas el mismo comienza en el Tomo I; una vez que se llega al límite de folios por tomo, cuando se vuelva a seleccionar ese libro para guardar un acta el sistema automáticamente generará un nuevo tomo para el libro de actas en ese momento. Se entiende?
Buen día!! Retomo éste tema porque se nos ha presentado una duda con respecto a la generación de tomos en el Libro y queremos asegurarnos que lo estamos entendiendo bien.
Estamos en la versión 3.20.0.
Tenemos los parámetros: cur_carga_manual_libro_promocion, cur_carga_manual_libro_regulares, exa_carga_manual_libro_examen seteados en ‘El libro de Actas se asigna de forma automática’ , y cantidad máxima de folios en cada tomo (ung_cant_max_folios_libro) en 200.
Hemos definido un libro para cada instancia: 1 de Regulares, 1 de Promciones y 1 de Examen.
Con ésto así definido, cada vez que la cantidad de folios llegue a 200, se genera un Tomo automáticamente, la cantidad de tomos crece indefinidamente y el libro siempre es el mismo?.
Además tenerlo definido de ésta forma nos permite Imprimir Actas Masivamene ¿no?
Gracias!
Sí, el planteo que hacés es correcto.
Por cómo tienen configurados los parámetros y los libros, la asignación se realizará de forma automática y se hará para el libro que corresponda con la instancia (regular, promoción o examen). Tengan en cuenta aquí también los valores de los parámetros cur_forma_asignacion_folio_fisico_promo, cur_forma_asignacion_folio_fisico_regul y exa_forma_asignacion_folio_fisico para que la asignación se realice al momento de la impresión o cierre del acta, ya que si eligen que sea luego del cierre entonces la designación del libro y folio se realizará manualmente a través de otras operaciones.
Al alcanzarse el límite de folios se generará automáticamente un nuevo tomo para el libro como bien mencionan, y esta configuración les permitirá imprimir actas masivamente.
También entran en juego otras configuraciones como los alcances señalados para cada libro y los parámetros que indican cómo proceder ante la existencia de folios libres. Por lo que si al probar y utilizar el circuito notan alguna inconsistencia nos avisan y vemos cómo están hechas estas configuraciones.