Matías, te envio las posibilidades que te habia planteado en el último comite. Perdón por la demora.
SISTEMA PATRIMONIO
Para poder procesar todo el universo de hechos que ocurren en nuestra Universidad, por el momento, faltaría incorporar al Módulo Patrimonio del Sistema Diaguita, la posibilidad de registrar correctamente:
1- Las contrataciones de bienes o servicios, que si bien son procesadas en forma independiente, forman parte del valor de compra de un bien de uso, que se ha adquirido mediante otra contratación anterior
2- Las contrataciones de bienes o servicios que constituyen una mejora para un bien de uso preexistente
3- Todo lo relacionado con inciso 4.2 que corresponde a Construcciones, procesadas en Pilagá por el circuito de Obra Pública, además de algunas pequeñas contrataciones procesadas por Compras
PUNTO 1: CORRECTA VALUACIÓN DE LOS BIENES DE USO
Veamos un ejemplo.
De Laboratorio, solicitan a Compras y Contrataciones la adquisición de un equipo (inciso 4.3.3.). Compras realiza todo el proceso, del mismo modo que para cualquier otra contratación, hasta que concreta la compra. Pero además, contrata el servicio de traslado, y seguros correspondientes. Estos gastos, generalmente son inciso 3, pero en este contexto son inciso 4, porque forman parte del valor de compra del bien, porque los criterios contables nos indican que el valor de un bien de uso está formado por su valor de contado, más todos los gastos generados hasta que el bien esté en condiciones de ser utilizado.(fletes, seguros, impuestos que no se pueden recuperar, gastos de aduana, gastos de instalación, de puesta en funcionamiento, etc.).
En nuestro caso, suele suceder que estos casos son contratados como inciso 3, porque no se advierte su naturaleza en el momento de realizar el preventivo o compromiso.
Es frecuente que por ejemplo, que contemos con una orden de compra de monto global para contratar los seguros, dado la cotidianeidad de su contratación. Por eso es que, en el momento de contratarse un seguro se afecta al preventivo ya existente de ese expediente global, y el error lo advertimos en los controles contables posteriores, cuando ya está pagada la Orden de Pago de Pilagá y hecha la Recepción Definitiva en Diaguita.
Esto genera problemas:
La necesidad de readecuar en Pilagá el servicio procesado
La inexistencia de una solicitud de alta de bien, en Patrimonio
Un servicio generado con inciso 3 en Diaguita, que origina una diferencia si se realizan controles de auditoria cruzada entre sistemas
PROBABILIDAD DE SOLUCIÓN:
Si se procesó:
En DIAGUITA una contratación como inciso 3
En PILAGA tambien se proceso como inciso 3
En PATRIMONIO no existe nada porque no era inciso 4
La solución, podría implementarse desde el proceso de readecuación de partidas, a efectuarse en Pilagá. Lograr que se dispare desde allí la solicitud de alta de bienes en Patrimonio, cuando convertimos un inciso 2 o 3, en inciso 4. El inconveniente que vemos en la utilización de esta opción es que en Diaguita quedaría el proceso en inciso 3, que generaría diferencia en controles cruzados y en reportes estadísticos cuando comencemos a utilizar los cubos
La otra alternativa consiste en ver la posibilidad de reabrir el proceso terminado en Diaguita, y que desde el cambio de inciso en este sistema, se genere la solicitud de alta de bien de uso en Patrimonio. Haciendo la correspondiente readecuación de partidas en Pilagá, coincidirían todos los procesos, en los sistemas implicados.
Observación: recordar que en Pilagá existen inconvenientes para readecuar OP de deuda exigible.
Con la implementación de cualquier opción, se generaría la solicitud de alta de bien en patrimonio, que tiene una particularidad: estar asociada a un alta preexistente.
Se nos ocurre la posibilidad de tildar en el momento de proceso de solicitud de alta del bien, que el operador deba seleccionar con un tilde, si se trata de una solicitud independiente que genera un número de inventario, o si se trata de una solicitud asociada a otra preexistente, que no genera un nuevo número de inventario. Y diagramar la posibilidad de adicionar al alta preexistente estas modificaciones.
PUNTO 2: MEJORAS
Si resulta viable la propuesta anterior, podría ser utilizado el mismo circuito para procesar las mejoras de bienes de uso.
Pilagá procesaría la mejora en inciso 4, y Diaguita la procesaría como tal, generando la solicitud de alta del bien en Patrimonio
En Patrimonio se asociaría a un alta preexistente, siguiendo el mismo camino que en el caso anterior.
PUNTO 3: CONSTRUCCIONES
Las construcciones están procesadas generalmente en inciso 4.2
La particularidad que tiene este ítems es que es un bien de uso en proceso: está formado por las múltiples contrataciones de bienes y servicios, procesadas en los circuitos de Obra Pública y Compras de Pilagá, que una vez que la obra esté finalizada, en su conjunto, darán origen al valor del bien de uso. Contablemente, una construcción en proceso, pasa a ser un bien inmueble.
En Diaguita, por el momento, se procesan como cualquier otra contratación, generando una solicitud de alta de bien, que si se procesa genera un número de inventario, y si se rechaza se pierde la información. Ninguna de las posibilidades actuales es correcta.
Se requiere de Patrimonio la identificación de todos los movimientos en inciso 4.2, sin generar número de inventario, hasta el momento en que se finaliza la obra. Es aquí, que debe darse de baja a todo el inciso 4.2, para darle el alta al bien en inciso 4.1
PROPUESTA DE SOLUCIÓN:
Que se agregue otra opción de tilde en la solicitud de alta del bien como “alta pendiente” o algo similar, que dispare otro proceso, que me vaya permitiendo identificar el inciso 4.2 por obra, para que una vez finalizada la misma, se puedan pasar a inciso 4.1 solamente los movimientos correspondientes a la obra finalizada
Para su tratamiento podrían surgir otras alternativas, con origen en el módulo de Obra Pública a implementarse en el futuro.
CONCLUSIÓN:
De ser posible cambiar el inciso en Diaguita, e implementar distintos circuitos de proceso en función del tipo de solicitud de alta del bien, (entiéndase independiente, asociada o alta pendiente o como quieran llamarlas con el propósito de diferenciarlas) quedarían resueltos todos los problemas.
Y la información sería coincidente en todos los sistemas, para poder ser auditada o utilizada con fines estadísticos