Nos encontramos probando circuitos y en particular un proyecto de resolución que autorizado, permite generar una resolución rectoral.
Las áreas participantes son: dirección gral. de planeamiento (DGP), Secretaria general (SG), dirección Gral. de despacho (DGD) y Rectorado (R).
Todas están habilitadas y para esta prueba le dimos permiso a todas las herramientas disponible en el área.
Para cada área le asignamos un usuario que también para el ejemplo le dimos permiso en todas las herramientas y firmas posibles.
El circuito a probar es el siguiente: la DGP arma un proyecto de resolución, lo envía a SG para modificar y/o autorizar y en caso afirmativo lo envía a DGD para que arme la resolución rectoral, quien deberá dejar este documento para la firma digital del rector. Para ello hicimos 2 pruebas ya que no tenemos muy claro como proceder.
Caso 1:
Desde DGP, un usuario crea un proyecto de resolución. Lo autoriza en forma simple desde el botón que esta al final de pantalla. Lo que hace que lo deje en el archivo del área.
Se abre el archivo del área y se encuentra el proyecto de resolución. Cuando lo seleccionamos para poder enviarlo a SG, no aparecen las herramientas para enviar/remitir (no se cual seria la correcta a utilizar). Las herramientas que veo son: Vista avanzada, copiar, abrir, descargar y compartir.
Caso 2:
Desde DGP, un usuario crea un proyecto de resolución.
Una vez finalizada la carga, le dimo “Guardar y Enviar”, elegimos al usuario de la SG y salio. (Es correcto enviárselo a un usuario o debería ser a un área ??)
Cambiamos de usuario he ingresamos nuevamente al sistema, lo hicimos como usuario de la secretaria general (SG).
En la bandeja de inicio se encuentra el proyecto de resolución, tiene un estado de “iniciado”. Pero al seleccionarlo de la lista de documentos,
las herramientas disponibles son: modificar, vista avanzada, copiar, abrir, exportar y compartir. Adjunto una imagen.
Otras vez, nos encontramos que no podemos enviar el documento, ahora desde SG a DGD para que continué el tramite.
No se, si por desconocimiento, arrancamos mal pero no tenemos claro como llevar este circuito adelante.
Como deberíamos hacer?
va otra duda: El área que creo el proyecto debería darle una autorización simple o solo iniciarlo y en secretaria general (SG) darle la autorización ?
Hola Marcela hay una cosa que es muy importante tener en cuenta para poder realizar la gestión de documentos y es:
Los documentos BORRADORES se envían entre personas, ya sea de la misma área o de otras áreas. Una vez que se autoriza y se cierra un documento (no se le puede hacer ningún cambio) ya viaja entre AREAS, para ello lo tiene que hacer dentro de un Expediente o bien dentro de un Trámite. Entonces tenes que:
Opción 1: Tener el expediente en tu área e incorporar el documento. Luego mandar el Expediente al Área correspondiente. De no existir Expediente y ser necesario, crear un expediente y subir el documento.
Opción 2: Crear un Trámite, incorporar el documento y remitirlo al Área correspondiente.
Espero haberte ayudado. Quedamos a tu disposición. Saludos cordiales
Siguiendo el mismo problema que consulte. Hice lo siguiente:
La dir. de planeamiento diseño un proyecto de resolución, lo autorizo y lo ingreso a un tramite.
Este tramite fue enviado a secretaria general para el visado del proyecto y luego remitido a dir. de despacho.
El tramite llego a dirección de despacho y a partir del proyecto se armo la resolución rectoral.
La resolución armada en estado borrador, la mande al rector para autorizar (autorización simple para el ejemplo).
Acá surge un par de preguntas:
La resolución tendría que llegar al rector en el tramite que comenzó con el proyecto de resolución ?
Tendría que haber creado la resolución con visibilidad publica?
Una vez autorizada la resolución, como hago para publicarla en el digesto? es decir, como la llevo a un contenedor publico “Resoluciones del rector” para que sea visualizada desde el Digesto?
Hoy esta resolución la veo en el área que la creo autorizada y las herramientas disponibles son: vista avanzada, copiar, abrir, descargar y compartir. Adjunto imagen.
Hola Marcela paso a responder tus inquietudes: 1) La resolución tendría que llegar al rector en el tramite que comenzó con el proyecto de resolución?
Para que el proyecto de Resolución se incorpore en un trámite, primero lo debes cerrar, por lo cual ese documento no podría modificarse ni firmarse una vez cerrado. Por ello te sugiero que le remitas el trámite por un lado y el proyecto de resolución en borrador por otro, para que el Rector pueda ver los antecedentes de la Resolución y proceda a firmar la misma.
Es Importante en todos los casos especificar el área de archivo. Con lo cual vos deberías remitirlo al rector con la herramienta “cerrar” y especificar en ese momento en el campo “área de archivo” el área que se ocupará de tramitar la Resolución. (ej. Incorporarla en el trámite/expediente).
2) Tendría que haber creado la resolución con visibilidad publica?
Si vos queres que la Resolución sea accesible a toda la Universidad la debes crear con visibilidad pública. Ello permitirá que ésta sea consultada, relacionada o incorporada en otro trámite/expediente.
Una vez que le pusiste visibilidad privada a un documento sólo se la puede cambiar aquella persona que tenga permisos para modificar tipos de documentos en el MPC.
3) Una vez autorizada la resolución, como hago para publicarla en el digesto? es decir, como la llevo a un contenedor publico “Resoluciones del rector” para que sea visualizada desde el Digesto? Hoy esta resolución la veo en el área que la creo autorizada y las herramientas disponibles son: vista avanzada, copiar, abrir, descargar y compartir. Adjunto imagen.
Para resolver este problema deberías crear un nuevo contenedor en el MPC llamada “Resoluciones del Rector” y configurarla como carpeta pública asignándole el tipo de documento que se quiere mostrar en ese contenedor.
Si querés que se vea para todos los usuarios, en la configuración del contenedor deja “Áreas” y “Usuarios” vacío (esto sirve para limitar la vista del documento publicado a ciertas áreas o usuarios). Y en este caso, como solo querés publicar documentos que ya fueron cerrados y autorizados acordate de seleccionar “autorizado” en el campo estado.
Por ahora el acceso al contenedor es con login de usuario pero a partir de la versión 1.0.7 ya se pueden crear contenedores públicos para acceder sin loguearse, esta versión estará publicada en breve en el sitio expedientes.siu.edu.ar .
Quedamos a tu disposición. Saludos
